西安会议策划公司，筹备研讨会要注意什么？

时间：2021-12-09

每年各行各业处于不同的目的都会举办一些大型研讨会，为之后的发展制定方向和规划。那么对于初次接触这类大型会议的人员来说，要想保证会议期间不出差错，这可不是一件简单的事情，稍有不慎就会对活动主办方造成不良影响。下面西安会议策划公司——尚菲文化将为大家介绍一些在筹备研讨会过程中应该注意的细节，希望能帮到大家。
通常研讨会针对某一行业领域或独特的主题发起会议，专业性较强，大多由行业或专业人士参加，与会人数不多。
根据其会议目的、参加对象不同，研讨会大致可分为以下三种类型：
1、专家研讨会。这种研讨会是行业领域的专家群体因特殊事件或特殊话题聚集起来，针对特别具体问题展开公平、公开的讨论，实现观念交流分享，并商议对策、形成相关决定。场地上要求相对封闭、安静、利于保密。
2、行业演讲会或品牌技术研讨会。这种研讨会通常由一个利益主体组织，一家或数家参与品牌通过会议进行演讲。尽管以技术或产品交流为形式，主要目的却在于品牌宣传。这类技术研讨会通常由品牌或行业媒体组织，规模通常在100-200人间，要求会议场所条件好、配套服务佳，交通方便，通常在四五星级酒店举办。
3、网上研讨会。这种研讨会是随着互联网的发展而衍生出来的，可以大力节省一部分成本，主办方也能更有效的进行推广和营销。其组织者通常是行业网站或品牌企业。网上研讨会有直播和录播两种类型，与线下的研讨会一样，直播也是在指定的时间举办，并有演讲人进行演讲，演讲人可与观众（网站访问者）互动。由于采用了视频直播的方式，观众可以获得很好的现场参与感。其内容也可以很好的保存。其缺陷是观众间无法互动，观众一般是通过IE收看，三分屏显示。主要的服务提供商有微吼、全时等。

行业技术性研讨会的规模通常在50-200人间，也有20-50人的小规模研讨会。一般小于50人的研讨会可以采取圆桌式，便于大家交流。
既然是研讨会，就应该让持有不同观点的人都发言，因此在时间安排上，每场演讲发言的时间设定为30-45分钟。
同时研讨会是一种严肃正式的会议，通常安排在一些大型的会议室举行。会场应提供投影仪、音响话筒、白板等演讲所需的设施，超过3个小时以上的研讨会，筹备人员还需安排会间休息，俗称茶歇或茶点时间。
西安会议策划公司在策划大型研讨会时，一般会经过以下流程：
一、确定会议主题
确定会议主题是举办会议活动的第一步，研讨会主题一般由活动主办方确定。很多人对如何确定研讨会主题这个问题比较头疼，小编特意为大家提供了以下六个思路供大家选择。
（1）以社会热点和事件为主题。这样可以满足大众的求知欲和猎奇欲望，有助于宣传。
（2）以社会上存在争议的问题为主题。
（3）以行业内共同关心的问题为主题。
（4）以行业内存在争议性的问题为主题。
（5）以特定人群所关心、需要、正在议论的话题为主题。
（6）根据某种或某几种产品的特点、属性确立主题。
一般研讨会的会议主题由“会议主题+会议专题+会议副标题”构成，要求表达清晰明确，可以反映活动主办方的愿望和目的，具有前瞻性、可持续性，并且为大多数人所接受，同时也能被社会认可。
二、确定会议具体内容
围绕研讨会主题，要确定会议内容，包括会议分几个议题，会议是汇报式、自由讨论式，还是发布式等。
三、确定参会人员
围绕会议内容，要确定出席人员、列席人员、支持人和记录人。只有确定好参加人员，我们才能安排会议时间和流程。
四、确定会议时间
确定会议时间首先要征求主要领导意见，只有主要领导有时间，会议才能召开。其次是征求其他人员时间，如果符合会议规定人数，就可以确定时间了。
五、确定会议地点
要按照会议人数和时间，安排会议室，既要满足大小需求，又不能和其他活动冲突。
六、下发会议通知
将以上内容按照通知撰写格式，就可以写成一个会议通知了。当然会议通知还要加上一些要求和说明，例如关于请假或者关于着装等。

七、会前准备
按照时间，准备各项会议材料，包括安排人员撰写、印刷。确定参会人员的行程，是否能够按时到会。准备桌签，安排桌次，并形成会议指南。摆放茶水、纸笔等。会前这些准备必须到位。
八、召开会议
会议一般由主持人主持，按照秩序发言，讨论，记录员做好记录。注意提前准备好主持词，并摆放到位。
九、结束会议
会议结束后，要回收相关资料，恢复会议室，结算费用，并由相关人员形成会议纪要，安排工作跟踪。
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